În managementul pontajului, la fel ca în cazul oricărei cerințe birocratice, angajatorii tind să adopte o atitudine precaută, ceea ce duce adesea la obiceiuri și mituri care pot îngreuna activitatea departamentului de resurse umane și a angajaților. Este esențial ca reprezentanții companiilor din domeniul financiar, sectorul public și alte profesii de birou, unde programul și prezența sunt relativ simple, să nu fie prizonieri ai acestor mituri. Este necesar să evităm complicațiile inutile și nedorite.
Cele mai multe mituri sunt legate de „pontajul la intrare”
Biometria
Îți înregistrezi prezența la muncă cu un card sau poate cu amprenta? Atunci este foarte probabil ca angajatorul tău să fie excesiv de precaut. O amprentă este o dată biometrică, iar atunci când acestea sunt asociate cu numele tău sau alte informații personale, prelucrarea lor este supusă unor reguli stricte, reglementate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal. Prelucrarea acestui tip de date este interzisă*, iar angajatorul le poate folosi doar dacă se încadrează în anumite excepții și poate justifica clar necesitatea acestei proceduri. Prin urmare, ideea că cel mai sigur mod de a preveni trucarea pontajului este prin scanarea datelor biometrice este un mit și poate aduce probleme serioase companiei.
*legislația variază de la o țară la alta.
Terminale cu card
Ok, nu folosești biometrie, dar tot ai carduri. Ai acest drept, dar este într-adevăr necesar? De ce ar fi nevoie ca un angajat dintr-o bancă sau o firmă de consultanță să „își ponteze” prezența? Până la urmă, dacă un contabil nu vine la muncă, se observă ușor – nu prea are cum să „mintă” în legătură cu prezența. În prezent, companiile, în special cele din domeniul tehnologic, le permit angajaților să lucreze permanent sau ocazional de acasă, înregistrându-și prezența prin aplicații mobile sau cloud. Dacă aceștia au date unice de autentificare și își îndeplinesc sarcinile, angajatorul le oferă tot spațiul permis de legislație. Nu este așadar necesar să îți pontezi prezența fizic la sediu. Dacă firmele solicită prezență fizică la birou, trebuie să se aștepte la probleme precum defectarea terminalelor, pierderea sau distrugerea cardurilor etc.
Pe scurt: un sistem de pontaj nu este același lucru cu un sistem de monitorizare sau control acces în clădire. Le poți avea separat sau integrate, dar dacă ai un sistem de acces, asigură-te că permite și introducerea absențelor, orelor suplimentare și a altor cereri legate de prezență. Altfel, nu ai un sistem de pontaj implementat corect, iar completarea ulterioară a datelor în Excel devine ineficientă.
Sfat TULIP:
La TULIP, observăm frecvent că firmele de producție preferă, pe bună dreptate, soluțiile hardware, deoarece natura activității lor nu permite munca de acasă sau programe flexibile. În industriile creative și administrative însă, acest lucru este posibil. TULIP poate fi implementat și în companii de producție, pentru gestionarea simplificată a prezenței în departamentele administrative. Nu este deloc neobișnuit ca o companie să folosească două sisteme de pontaj: terminale pentru producție/logistică și sistem cloud pentru angajații de birou.
Sistemul de pontaj nu este un moft scump și complicat
Legat de punctul anterior, mai există un mit: acela că o companie se poate descurca cu Excel sau cu o condică de prezență, iar un sistem sofisticat de pontaj este doar pentru firme mari și bogate. În realitate, chiar și sectorul public sau non-profit folosește astăzi fără probleme soluții moderne în cloud, unde, pentru câțiva zeci de euro pe lună, se poate gestiona prezența, absențele sau proiectele, iar datele pot fi exportate pentru calculul salariilor. Fără rescriere lunară, fără verificări manuale. Totul se face automat, în timpul înregistrării datelor de către angajat.
Gestionarea timpului și prezenței nu trebuie să fie complicată sau costisitoare. Noile generații de sisteme de pontaj sunt aplicații moderne, cu suport rapid și costuri reduse. Inclusiv pentru că nu există cabluri, carduri sau dispozitive de citire care să se deterioreze. Pentru că… nu mai sunt.
Sfat TULIP:
În plus, sistemele cloud se adaptează ușor la diverse industrii. Astăzi, clienții TULIP includ companii IT, firme de birou clasice, instituții ale administrației publice, ONG-uri și, într-o mare măsură, sectorul de retail. Retailul este un segment specific și extins, motiv pentru care am dezvoltat o versiune dedicată sistemului de pontaj, adaptată nevoilor lor: program de lucru complex, împărțirea echipelor, planificarea turelor sau angajarea sezonieră.
Sistemul de pontaj nu trebuie să fie o instalare separată
Cauți un sistem de pontaj? Înainte de toate, întreabă-ți furnizorii IT actuali dacă nu cumva îl oferă deja. Poate ai deja o aplicație pentru distribuirea fluturașilor de salariu, înregistrarea deplasărilor sau beneficiile angajaților. Poate folosești un sistem de management de proiect sau un CRM – și nici nu știi că poți gestiona și prezența în acea aplicație. Companiile de software se diversifică și rareori oferă un singur tip de soluție. De multe ori, ele includ mai multe module/aplicații care pot fi interconectate, astfel încât angajații să gestioneze mai multe sarcini dintr-o singură interfață online.
Departamentul tău IT, furnizorii și angajații îți vor mulțumi dacă nu va fi nevoie de un serviciu diferit pentru fiecare activitate.
NU RATA NOUTATILE
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi cele mai recente stiri direct in inboxul tau.
