Tot (all)

Când vine vorba de digitalizarea documentației unei companii, cea mai frecventă motivație este reducerea costurilor, urmată de automatizarea proceselor. Alte motive sunt, de regulă, secundare. Prima idee a clienților, în astfel de proiecte, este să înceapă cu scanarea arhivei fizice de documente.

Totuși, cea mai mare valoare a digitalizării apare atunci când se poate evita complet utilizarea documentelor pe hârtie. Hârtia și manipularea acesteia reprezintă, de cele mai multe ori, cea mai scumpă modalitate de procesare și stocare a datelor.

Digitalizează procesele contabile de la sursă

Un exemplu relevant este procesarea facturilor de plată (accounts payable). De obicei, facturile primite sunt mai întâi scanate și apoi procesate. După un timp, clienții solicită furnizorilor să le trimită facturi electronice. Totuși, chiar și aceste documente sunt deseori nestructurate.

Chiar și așa, această abordare aduce economii semnificative de timp și bani, deoarece cele mai costisitoare activități sunt ascunse în detalii.

Să analizăm o comparație clară între formatele de stocare și procesare a datelor. Tabelul de mai jos descrie simplificat pașii procesului de gestionare a facturilor. Se poate observa cu ușurință în ce etape clienții pot economisi timp și bani dacă trec de la procesul pe hârtie la facturile PDF trimise pe email. Dacă documentele sunt primite în formate structurate precum iDoc sau EDI, eficiența crește și mai mult.

Comparație între formatele de facturi și modul lor de procesare

De ce facturile sunt primul pas ideal în digitalizare

Gestionarea facturilor este de obicei primul proces unde companiile încep digitalizarea – poate fi implementat rapid și poate porni de la „punctul zero”, adică prin simpla înțelegere cu furnizorii de a transmite facturile exclusiv în format digital.

Digitalizarea formularelor fiscale

Sunt și alte procese interne care pot fi complet digitalizate. Un exemplu este solicitarea angajaților pentru realizarea regularizării anuale a impozitului pe venit.

De regulă, angajatul completează un formular pe hârtie, managerul HR verifică, scanează și rescrie informațiile relevante în software-ul de salarizare. Din această descriere succintă este clar că digitalizarea realizată doar după completarea pe hârtie nu va aduce rezultate semnificative.

Însă dacă procesul începe digital – prin înlocuirea formularului fizic cu un e-formular – utilizarea hârtiei este eliminată complet, iar beneficiile cresc semnificativ.

Beneficiile digitalizării solicitărilor de regularizare fiscală:

• Confort crescut pentru toate părțile implicate

• Reducerea erorilor umane, prin validări și ajutor contextual în formularul digital

• Eliminarea verificărilor manuale, deoarece formularul validat nu permite greșeli

• Eficiență sporită în procesarea fiscală, prin preluarea automată a datelor în softul de salarizare

• Reducerea costurilor directe cu hârtia și distribuirea formularelor către angajați

Comparație între procesarea pe hârtie vs. digitală a solicitărilor de regularizare fiscală

Pe hârtie	Digital
Tipărirea formularelor + distribuirea către colegi	NA
Angajatul completează formularul	Angajatul completează e-formularul
Asistență HR la completare	NA
Colectarea formularelor	NA
Verificare de către departamentul payroll	NA
Rescriere manuală în softul de salarizare	NA
Procesarea regularizării în softul payroll	Procesare în softul payroll

Studiu de caz: economii reale prin digitalizarea solicitărilor fiscale

În primăvara anului 2021, un partener de outsourcing a lansat un proiect pilot de digitalizare a solicitărilor de regularizare fiscală pentru clienții săi.

Concluzie

Digitalizarea acestui proces este un sprijin real pentru departamentul de HR, care nu mai trebuie să caute angajații pentru a semna documente – un lucru aproape imposibil în context pandemic.

Vei elimina riscul pierderii documentelor fizice, vei economisi bani, timp și chiar resurse naturale.

Același principiu se aplică și în cazul facturilor sau altor procese comune – dacă elimini hârtia de la bun început. Nu ezita să faci acest pas. Studiile de caz arată clar: nu există soluție mai bună.

Cum angajăm în era muncii la distanță?

Un proces standard de angajare presupune următorii pași:

• Publicarea anunțului

• Colectarea CV-urilor

• Contactarea candidaților selectați

• Interviuri (posibil în mai multe etape)

• Confirmarea angajării și pregătirea documentației

• Trimiterea contractului către noul angajat

• Semnarea contractului

• Transmiterea documentelor către instituțiile relevante

• Începerea activității noului angajat

Anul trecut a forțat schimbări importante în acest proces. Întâlnirile față în față au fost înlocuite cu apeluri video. Dar cum putem simplifica celelalte etape, mai ales pe cele care implică schimbul de documente contractuale?

Ce etape ale onboarding-ului pot fi gestionate digital?

Publicarea anunțurilor, colectarea CV-urilor și contactarea candidaților se face de ani buni online, prin email sau portaluri de recrutare (sau, în cazul unui brand puternic, direct pe site-ul companiei).

Întâlnirile fizice au fost înlocuite de videoconferințe prin Zoom, Teams sau Skype. Chiar și Google și-a rebranduit platforma în Google Meet, în contextul pandemiei.

Dar ce facem cu pașii rămași? Trimiterea contractelor prin email nu este o metodă ideală, deoarece lasă loc de erori. Din acest motiv, au apărut noi sisteme HR în cloud, care gestionează procesul de onboarding cap-coadă.

Aceste platforme HR permit gestionarea:

• Bazei de date cu candidați,

• Proceselor de onboarding, offboarding, schimbări de poziție și documentelor asociate,

• Profilurilor angajaților cu informații despre competențe, studii, certificate, traininguri și altele.

De cele mai multe ori, poți alege doar funcționalitățile de care ai nevoie. Unele platforme oferă soluții simplificate pentru IMM-uri, care nu au nevoie de sisteme HR complexe și nici bugete pentru implementări costisitoare. Aceste soluții oferă în continuare suport complet pentru onboarding online.

Un mare avantaj este că toate părțile implicate pot participa activ. Procesul este inițiat de managerul de HR, iar candidatul poate completa datele personale și verifica contractul din confortul propriei locuințe. Superiorul direct oferă aprobarea finală, iar departamentul de salarizare confirmă înregistrarea noului angajat.

Automatizarea pașilor următori

Acest proces digital poate simplifica și automatiza și alte etape ale angajării. De exemplu, poate înregistra angajatul în alte sisteme – cum ar fi cel de pontaj și prezență (dacă sunt interconectate sau, în cazul TULIP, dacă totul este integrat pe aceeași platformă). O platformă de acest tip poate chiar să importe angajatul în portalul Casei Naționale de Pensii sau alte sisteme publice. Posibilitățile de adaptare sunt aproape nelimitate.

Semnăturile electronice, legislația și impactul asupra onboarding-ului

Punctul slab al digitalizării procesului de angajare este reprezentat de semnarea documentelor. Sistemul generează automat contractul, fișa postului și alte anexe, în format preferat (de exemplu, PDF). Totuși, în majoritatea cazurilor, documentele sunt imprimate și semnate fizic.

Tehnic, semnătura electronică este posibilă, însă legislația, obiceiurile și gradul de încredere nu sunt încă suficient de dezvoltate pentru ca această practică să fie universal valabilă și aplicabilă în toate situațiile – mai ales în cele ce implică procese bancare, cum ar fi ipotecile.

Chiar și așa, digitalizarea și automatizarea procesului de onboarding reprezintă un pas important. Investiția în acest stadiu este una valoroasă, care va aduce eficiență, transparență și confort pentru noii angajați.

Vrei să afli mai multe despre digitalizarea procesului de onboarding?
Contactează-ne pentru o prezentare a modulului „New Hire” din platforma TULIP.

La prima vedere, pare evident că dacă începem automatizarea și digitalizarea facturilor în locul rescrierii manuale, vom economisi timp și bani, îmbunătățind procesele la toate nivelurile.

… DAR ESTE ADEVĂRAT?

Pune-ți următoarele întrebări înainte de a începe direct cu extragerea datelor:

• Cât de complexe sunt facturile furnizorilor tăi?

• Cum poți simplifica procesele de digitalizare a facturilor?

• Ai nevoie de mai mult decât un simplu sistem OCR?

Nu orice companie este pregătită pentru un birou complet digital. În calitate de furnizor de servicii digitale, ne-am dori să putem spune fiecărui client că este gata și că îi putem livra serviciile noastre, însă realitatea este uneori diferită. De aceea, am pregătit un ghid simplu pentru ca orice companie să poată evalua dacă este pregătită sau nu pentru digitalizarea completă a serviciilor contabile.

1. Cât de complexe sunt facturile furnizorilor tăi?

• Facturile primite sunt tipărite pe hârtie de calitate slabă?

• Aceste facturi conțin combinații de culori, fonturi sau logouri diferite?

• Petreci timp selectând manual facturi, separând anexe sau lipind coduri de bare?

Dacă răspunsul este „DA”, sunt șanse mari ca automatizarea completă a proceselor să nu fie posibilă.

Hârtia de calitate slabă îngreunează recunoașterea corectă a caracterelor de către sistemele OCR (recunoaștere optică a caracterelor). Acestea pot întâmpina probleme la orice semn sau pot interpreta greșit informațiile – de exemplu, cifra 8 poate fi extrasă ca 0 sau litera B poate fi interpretată ca H.

Ce poți face în această situație?
Fii cu un pas înainte!
Dacă vrei să reduci costurile, începe de la sursă: solicită furnizorilor tăi să îți trimită facturile în format electronic – PDF, EDI sau alt format structurat.
Notă: Uniunea Europeană susține contabilitatea electronică în toate statele membre.

2. Cum poți simplifica procesele de digitalizare a facturilor?

Este important să știi ce date ai cu adevărat nevoie să extragi. Ai nevoie doar de datele din antet sau și de detaliile de pe linii?

Ca regulă generală, nu este eficient să extragi toate informațiile de pe o factură. Concentrează-te doar pe datele esențiale. În caz contrar, procesul poate deveni inutil de complicat și lung, iar datele extrase ar putea fi redundante. Mai puțin înseamnă mai mult.

Stabilește un obiectiv clar!
Ce îți dorești să obții prin automatizare? Vrei să reduci costurile sau să digitalizezi gestionarea procesului de aprobare al facturilor (AP management)? Răspunsurile la aceste întrebări influențează direct structura finală a soluției.

Dacă scopul principal este un flux eficient de aprobare, extragerea datelor poate deveni o povară inutilă. În acest caz, procesul de aprobare poate fi configurat ca o digitalizare simplă, cu rescriere manuală a 2-3 câmpuri generale.

3. Ai nevoie de mai mult decât un simplu sistem OCR?

Trebuie să te pregătești pentru faptul că succesul extragerii datelor poate varia de la un document la altul. Există mai mulți factori care influențează rezultatul:

• Calitatea hârtiei

• Starea echipamentului de scanare

• Cerințele noi legate de câmpurile extrase

• Modificări legislative (precum schimbarea cotelor de TVA)

Apelează la un furnizor extern!
Dacă decizi că vrei să treci la contabilitate electronică, ai două opțiuni. Una mai costisitoare este achiziționarea propriului software OCR. O variantă mai convenabilă și accesibilă este externalizarea acestui serviciu către un furnizor specializat.

Externalizarea serviciului îți oferă un portofoliu complet, care poate include sortarea, aplicarea codurilor de bare, scanarea, corectarea erorilor și arhivarea facturilor. Documentele pot fi disponibile pentru client în termen de 24 de ore de la livrare.

Companiile de externalizare oferă de obicei și procese digitale de aprobare a facturilor, astfel încât vei beneficia de un serviciu complet.

Fii paperless – dar cu adevărat paperless!

Documentele pe suport fizic dispar treptat din activitatea companiilor, iar acest trend va continua. Legislația susține această direcție, neimpunând păstrarea facturilor în format fizic.

Devino cu adevărat digital printr-o tranziție completă la EDI, ISDOC sau sistemul de autofacturare. Completează acest proces prin adăugarea extragerii automate a datelor și a fluxurilor de aprobare online. Doar așa biroul tău poate fi considerat cu adevărat „fără hârtie”.

Vrem să te ajutăm să îți accelerezi afacerea. Toate serviciile de contabilitate electronică sunt incluse în portofoliul nostru. Contactează-ne pentru a afla cum te putem sprijini.

Lumea veche a software-ului „on-premise”

Astăzi, soluțiile cloud permit companiilor mici să utilizeze instrumente profesionale la un cost rezonabil. În trecut, dacă doreai să utilizezi software de top, trebuia să plătești o taxă inițială considerabilă. Apoi, interveneau taxele de licențiere, care nu ofereau flexibilitate. De cele mai multe ori, licențele erau alocate pe utilizatori, iar compania fie nu le utiliza la capacitate maximă, fie era nevoită să achiziționeze mai multe în mod repetat. Nici nu mai vorbim despre costurile de suport tehnic sau cele pentru personalizări. Cunoaștem cu toții tarifele orare ale serviciilor de consultanță IT.

Din punct de vedere contabil, aceste plăți puteau fi gestionate destul de ușor prin amortizarea activelor. Însă, din perspectiva fluxului de numerar, ele reprezentau o investiție majoră, care nu putea fi fragmentată. Ca urmare, companiile mici nu-și permiteau accesul la software de calitate superioară – investițiile erau pur și simplu prea mari.

Noua lume SaaS este mai aproape de tine

Modelul actual „software as a service” permite companiilor mici să utilizeze orice aplicație doresc, inclusiv pe cele foarte scumpe și consacrate la nivel global. Desigur, schimbarea modelului de livrare nu înseamnă că plătești mai puțin, dar investiția poate fi împărțită în timp.

Un aspect esențial este faptul că, de regulă, SaaS include infrastructura necesară, astfel încât clientul nu are nicio responsabilitate în acest sens. Vremurile în care se implementau soluții masive, care acopereau toate procesele companiei, au apus. Considerăm că o abordare eficientă constă în integrarea mai multor soluții specializate, fiecare acoperind excelent un domeniu specific: un software HR de top conectat la o bază de date cu candidați, un soft de salarizare integrat cu sistemele guvernamentale, un program de contabilitate conectat la baza de date a clienților etc. Astăzi, îți poți construi infrastructura IT ca un puzzle, adaptat nevoilor tale. Nu mai este necesar să plătești pentru o soluție complexă care implică numeroase compromisuri.

Unde apare inconvenientul în modelul SaaS?

La prima vedere, modelul Software as a Service pare a fi o situație câștig-câștig pentru ambele părți. Și totuși, unde intervine dezavantajul?

Chiar și în acest model, compania trebuie să se adapteze la software și la planul de dezvoltare al acestuia. În trecut, când soluția era instalată local, aveai un control mai mare asupra versiunilor. De cele mai multe ori, puteai decide dacă și când doreai să faci un upgrade. În prezent, nu mai ai acest control – actualizările sunt automate și nu pot fi refuzate. Noile versiuni s-ar putea să nu fie pe placul tău, dar trebuie să le accepți, mai ales când vorbim despre corporații globale precum Microsoft sau Google, care impun actualizări ce schimbă semnificativ funcționalitățile și interfața.

Aceeași situație este valabilă și pentru infrastructură. Astăzi, achiziționezi software-ul împreună cu infrastructura necesară și accesezi datele prin internet. Avantajul major este că nu trebuie să gestionezi hardware-ul.

Securitatea datelor și controlul asupra acestora

Credem că, din perspectiva securității datelor, era SaaS reprezintă un avantaj semnificativ pentru companii. Este simplu – încearcă să calculezi cât investește compania ta anual în securitatea hardware și software.

Furnizorii cloud sunt obligați să asigure cele mai înalte standarde de securitate, deoarece acesta este nucleul afacerii lor, iar orice breșă le poate fi fatală. Așadar, nu trebuie să îți faci griji în privința securității datelor în era cloud.

În concluzie…

Care este mesajul pe care am dorit să îl transmitem? În prezent, companiile mici pot utiliza software pe care, în urmă cu zece ani, nu și l-ar fi permis. Furnizorii de software beneficiază și ei de pe urma modelului SaaS, datorită bazei de clienți extinse. Cu toate acestea, nu trebuie să te aștepți la economii spectaculoase. Avantajul constă în faptul că această investiție poate fi eșalonată în timp.