Succesul transformării documentelor în format digital depinde în mare măsură de calitatea, numărul și tipul acestora. Această afirmație poate fi susținută prin prezentarea a două studii de caz. Prima parte a tratat digitalizarea facturilor, iar cea de-a doua descrie transformarea digitală a documentelor din domeniul resurselor umane. Acestea reflectă și două abordări diferite ale procesului de digitalizare – una regulată și una unică.
Puteți citi despre procesul regulat de digitalizare a facturilor în articolul anterior.
A doua abordare: Digitalizarea unică a arhivei de documente HR
Obiectivul acestui proiect a fost digitalizarea unică a unui volum foarte mare de documente personale în diverse formate (contracte de muncă, acte adiționale, certificate de naștere, dovezi de reședință). Numărul total al documentelor a fost de 50.000, însumând 150.000 de pagini. Clientul are peste 7.000 de angajați, inclusiv cetățeni străini. Scopul a fost digitalizarea completă a documentelor personale ale angajaților și integrarea acestora în ESS-ul din TULIP. Astfel, angajații le pot accesa oricând, fără a fi necesară intervenția departamentului HR. Acest proiect nu a implicat extragerea integrală a datelor sau validarea câmpurilor multiple. Au fost extrase doar anumite informații esențiale, precum numele, prenumele și data nașterii. Extragerea corectă a acestor date a fost deosebit de importantă. Proiectul nu s-a încheiat odată cu digitalizarea arhivei, ci continuă lunar, fiind adăugate aproximativ 1.000 de documente noi în fiecare lună.
Acest proiect nu a fost dificil din perspectiva procesării documentelor – acestea erau disponibile și nu exista presiune legată de timp, având la dispoziție câteva luni pentru finalizare.
Care a fost abordarea și ce provocări au trebuit depășite?
Una dintre primele provocări a fost stabilirea locației de digitalizare. Deoarece datele conținute erau cu caracter personal, nu era posibilă utilizarea metodei obișnuite – trimiterea documentelor către centrul nostru de scanare. Deși această metodă ar fi fost mai rapidă și mai comodă, transferul ar fi trebuit realizat regulat sau cu ajutorul unui camion, ceea ce presupunea un risc inacceptabil. Astfel, s-a decis scanarea documentelor la sediul clientului. Această soluție a eliminat riscurile, dar a presupus sacrificarea confortului și a accesului la tehnologia din centrul nostru de la Brno. A fost necesară construirea unui centru temporar de scanare, ceea ce nu a fost deloc simplu. Spațiul era restrâns pentru cinci persoane, echipamente IT, scannere și documente. În plus, sediile clientului erau răspândite în mai multe clădiri și orașe, iar conectarea la rețeaua și infrastructura acestora a fost complicată. Cu toate acestea, toate sarcinile au fost îndeplinite cu succes. Acest exemplu arată că inclusiv faza inițială a proiectului poate dura luni întregi.
În paralel cu amenajarea centrului de scanare, s-au realizat ajustări software – cum ar fi mascarea pentru extragerea datelor și conectarea cu ESS-ul din TULIP, pentru a permite încărcarea automată a documentelor scanate. Au fost semnate acorduri de confidențialitate (NDA), iar clientul a avut și el sarcina de a verifica și selecta documentele. După finalizarea acestor pași, digitalizarea a putut începe.
În timpul procesului, documentele au fost alocate fiecărui angajat, iar după digitizare și extragerea datelor, acestea au fost încărcate în ESS, în dosarul electronic al angajatului. Totuși, pe durata procesului, dosarele nu erau disponibile pentru angajați – clientul a cerut ca acestea să fie accesibile doar după finalizarea întregului proces. Nu au existat complicații majore, însă am fost surprinși de numărul de documente suplimentare adăugate pe parcurs. Estimarea inițială de 100 de documente a crescut la peste 3.500, ceea ce a prelungit semnificativ durata proiectului.
Cea mai mare provocare? Sortarea documentelor
Ultimul pas a fost verificarea fișierelor încărcate în ESS. În această etapă, am descoperit că unele fișiere nu au fost sortate corect în faza inițială a colaborării. De exemplu, documentele lui „Ion Popescu”, născut la 1 aprilie 1978, se aflau în dosarul lui „Ion Popescu”, născut la 23 octombrie 1982. Alte erori au apărut din cauza schimbării numelui după căsătorie. Au existat și greșeli în faza de validare. Deși rata de acuratețe a fost de 95%, toate documentele conțineau date personale, astfel că orice eroare era inacceptabilă. Prin urmare, modul stabilit inițial de acces al angajaților la dosarele proprii a trebuit modificat.
Inițial, clientul a solicitat ca toți angajații să aibă acces direct în TULIP la întreaga lor documentație. Însă, din cauza riscurilor legate de sortarea incorectă a unor documente vechi, s-a implementat un mecanism suplimentar: dosarele nu sunt vizibile automat, ci doar la cerere. Angajatul trebuie să solicite accesul, iar managerul HR verifică dosarul și, dacă totul este în regulă, aprobă accesul, după care sistemul îl face disponibil automat. Prin această etapă suplimentară de validare, s-a minimizat riscul de erori sau încălcări ale reglementărilor privind datele cu caracter personal.
Care este concluzia privind cele două abordări ale digitalizării?
Ambele studii de caz sunt exemple relevante ale unei digitalizări reușite, fără a ascunde provocările întâmpinate. Așa cum reiese din experiență, procesul de digitalizare a documentelor poate fi abordat în diverse moduri, în funcție de așteptări, tipul documentelor sau obiective. Furnizorul trebuie să fie un partener de încredere, care să vă ghideze către cea mai bună soluție.
TI-A PLACUT CE AI CITIT?
Te poti bucura de mai mult! Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi informatiile direct in inbox.
