AUTOMATIZAREA PROCESĂRII DOCUMENTELOR. GHID ÎN 3 PAȘI PENTRU A ÎNCEPE

La prima vedere, pare evident că dacă începem automatizarea și digitalizarea facturilor în locul rescrierii manuale, vom economisi timp și bani, îmbunătățind procesele la toate nivelurile.

… DAR ESTE ADEVĂRAT?

Pune-ți următoarele întrebări înainte de a începe direct cu extragerea datelor:

• Cât de complexe sunt facturile furnizorilor tăi?

• Cum poți simplifica procesele de digitalizare a facturilor?

• Ai nevoie de mai mult decât un simplu sistem OCR?

Nu orice companie este pregătită pentru un birou complet digital. În calitate de furnizor de servicii digitale, ne-am dori să putem spune fiecărui client că este gata și că îi putem livra serviciile noastre, însă realitatea este uneori diferită. De aceea, am pregătit un ghid simplu pentru ca orice companie să poată evalua dacă este pregătită sau nu pentru digitalizarea completă a serviciilor contabile.

1. Cât de complexe sunt facturile furnizorilor tăi?

• Facturile primite sunt tipărite pe hârtie de calitate slabă?

• Aceste facturi conțin combinații de culori, fonturi sau logouri diferite?

• Petreci timp selectând manual facturi, separând anexe sau lipind coduri de bare?

Dacă răspunsul este „DA”, sunt șanse mari ca automatizarea completă a proceselor să nu fie posibilă.

Hârtia de calitate slabă îngreunează recunoașterea corectă a caracterelor de către sistemele OCR (recunoaștere optică a caracterelor). Acestea pot întâmpina probleme la orice semn sau pot interpreta greșit informațiile – de exemplu, cifra 8 poate fi extrasă ca 0 sau litera B poate fi interpretată ca H.

Ce poți face în această situație?
Fii cu un pas înainte!
Dacă vrei să reduci costurile, începe de la sursă: solicită furnizorilor tăi să îți trimită facturile în format electronic – PDF, EDI sau alt format structurat.
Notă: Uniunea Europeană susține contabilitatea electronică în toate statele membre.

2. Cum poți simplifica procesele de digitalizare a facturilor?

Este important să știi ce date ai cu adevărat nevoie să extragi. Ai nevoie doar de datele din antet sau și de detaliile de pe linii?

Ca regulă generală, nu este eficient să extragi toate informațiile de pe o factură. Concentrează-te doar pe datele esențiale. În caz contrar, procesul poate deveni inutil de complicat și lung, iar datele extrase ar putea fi redundante. Mai puțin înseamnă mai mult.

Stabilește un obiectiv clar!
Ce îți dorești să obții prin automatizare? Vrei să reduci costurile sau să digitalizezi gestionarea procesului de aprobare al facturilor (AP management)? Răspunsurile la aceste întrebări influențează direct structura finală a soluției.

Dacă scopul principal este un flux eficient de aprobare, extragerea datelor poate deveni o povară inutilă. În acest caz, procesul de aprobare poate fi configurat ca o digitalizare simplă, cu rescriere manuală a 2-3 câmpuri generale.

3. Ai nevoie de mai mult decât un simplu sistem OCR?

Trebuie să te pregătești pentru faptul că succesul extragerii datelor poate varia de la un document la altul. Există mai mulți factori care influențează rezultatul:

• Calitatea hârtiei

• Starea echipamentului de scanare

• Cerințele noi legate de câmpurile extrase

• Modificări legislative (precum schimbarea cotelor de TVA)

Apelează la un furnizor extern!
Dacă decizi că vrei să treci la contabilitate electronică, ai două opțiuni. Una mai costisitoare este achiziționarea propriului software OCR. O variantă mai convenabilă și accesibilă este externalizarea acestui serviciu către un furnizor specializat.

Externalizarea serviciului îți oferă un portofoliu complet, care poate include sortarea, aplicarea codurilor de bare, scanarea, corectarea erorilor și arhivarea facturilor. Documentele pot fi disponibile pentru client în termen de 24 de ore de la livrare.

Companiile de externalizare oferă de obicei și procese digitale de aprobare a facturilor, astfel încât vei beneficia de un serviciu complet.

Fii paperless – dar cu adevărat paperless!

Documentele pe suport fizic dispar treptat din activitatea companiilor, iar acest trend va continua. Legislația susține această direcție, neimpunând păstrarea facturilor în format fizic.

Devino cu adevărat digital printr-o tranziție completă la EDI, ISDOC sau sistemul de autofacturare. Completează acest proces prin adăugarea extragerii automate a datelor și a fluxurilor de aprobare online. Doar așa biroul tău poate fi considerat cu adevărat „fără hârtie”.

Vrem să te ajutăm să îți accelerezi afacerea. Toate serviciile de contabilitate electronică sunt incluse în portofoliul nostru. Contactează-ne pentru a afla cum te putem sprijini.