De ce ar trebui să știi mai multe despre portalurile de tip self-service pentru angajați (ESS) și manageri (MSS)? Acestea pot aduce beneficii exponențiale nu doar departamentului de HR, ci întregii companii, prin economisirea costurilor și a timpului, reducerea erorilor umane sau creșterea acurateței și eficienței datelor. Continuă să citești pentru informații detaliate despre portalurile ESS și MSS.

Ce sunt ESS și MSS?
ESS
Prescurtare pentru employee self-service (self-service pentru angajați). Este un instrument web care le permite angajaților să își actualizeze singuri datele legate de muncă.
MSS
Prescurtare pentru manager self-service – un instrument web care permite managerilor să acceseze rapoarte și să aprobe cereri ale subordonaților.
Caracteristicile principale ale ESS
- Software web-based sau cloud-based, oferit ca serviciu (SaaS) – disponibil online
-
Disponibil 24/7
-
Securitate ridicată, cu acces prin nume de utilizator și parolă (sau, în unele cazuri, biometric)
-
Date editabile pe diferite niveluri de acces – în funcție de drepturile utilizatorului
ESS oferă o platformă centralizată și eficientă de comunicare pentru toate filialele, indiferent de locația lor geografică.
Fiind de regulă bazat pe web și susținut de cloud, acest software conectează instant toate nivelurile ierarhice ale unei organizații, indiferent de separarea administrativă sau geografică. Este un instrument global în cloud care elimină inconvenientul fusurilor orare, permițând oricărui angajat să se conecteze și să obțină informațiile necesare, oricând și de oriunde.
Trebuie să fie ușor de folosit și extrem de sigur, din cauza datelor confidențiale pe care le conține. Nu trebuie să-ți faci griji în privința securității datelor – sistemele ESS sunt proiectate cu mare atenție la confidențialitate și siguranță. Ele pun accent pe politici stricte de autentificare, drepturi de utilizator bine definite și pot dovedi siguranța prin certificate și alte documente (de exemplu, audituri ISO).
Ce oferă majoritatea portalurilor ESS?
Self-service-ul pentru angajați le permite acestora să se ocupe de multe sarcini legate de HR sau muncă, care altfel ar necesita intervenția unui manager sau a unui specialist HR.
Printre cele mai bune funcționalități se numără posibilitatea de a:
-
modifica informații personale precum adresa, date de contact, cont bancar
-
vizualiza datele salariale și descărca fluturașii de salariu
-
accesa manuale și documente de politici/proceduri ale companiei
-
trimite cereri de concediu și planifica vacanța (dacă sistemul include modulul T&A – timp și prezență)
-
stoca documente legate de postul ocupat (contract, acte adiționale, listă de echipamente)
-
adresa întrebări prin funcția de tip „hotline”
-
vizualiza beneficii și evenimente ale companiei, cu opțiuni de înscriere
-
gestiona călătoriile de afaceri
Cu ESS, angajații au toate aceste informații într-un singur sistem cloud. Acest lucru permite automatizarea și eficientizarea sarcinilor administrative.
Care sunt beneficiile ESS pentru companie și angajați, la toate nivelurile?
1. Beneficii pentru angajați:
Fiecare membru al organizației preferă, de regulă, să își rezolve singur sarcinile permise de ESS, eliminând astfel nevoia de comunicare cu personalul administrativ sau IT.
Folosirea unui instrument prietenos și accesibil prin cloud le oferă angajaților control asupra propriului parcurs profesional. Devin mai independenți și reduc volumul de muncă al departamentului de HR, deoarece sarcinile pot fi îndeplinite oricând, chiar și de acasă.
Documentele importante, păstrate în siguranță în cloud, le oferă angajaților și echipelor posibilitatea de a partaja informații, de a colabora pe fișiere, de a urmări modificările și de a lua decizii mai rapide și mai corecte.
2. Beneficii pentru manageri și departamentul de HR:
MSS funcționează similar cu ESS, dar din perspectiva contului de manager/HR, oferind funcționalități suplimentare precum fluxuri de aprobare și generare de rapoarte.
Pentru sarcinile pe care angajații nu le pot modifica direct prin ESS, sistemele permit comunicarea electronică cu HR. Angajații pot trimite mesaje în afara programului de lucru, economisind astfel timp pentru ambele părți. Funcția „hotline” poate fi folosită și pentru a comunica cu alte departamente – IT, salarizare, financiar. Se elimină astfel emailurile inutile și contactul față în față care poate fi inoportun sau nesigur (mai ales în cazul informațiilor sensibile, precum salariile).
Dacă ESS include funcția de gestionare a timpului și prezenței, angajații și managerii pot administra corect prezența. HR-ul delegă responsabilitatea către angajați și primește date corecte pentru calculul salariilor – cu condiția ca sistemul să fie conform cu legislația locală și să ofere validări automate.
3. Beneficii pentru companie:
Per total, compania va economisi un volum mare de muncă administrativă neproductivă și frustrantă. Se vor reduce orele de lucru și se va crește eficiența și acuratețea datelor. Acest lucru duce la economii financiare și reducerea erorilor umane.
Reducerea costurilor administrative va permite alocarea de fonduri pentru programe de beneficii pentru angajați. De multe ori, ESS face parte dintr-o inițiativă tehnologică mai amplă, fiind livrat ca serviciu SaaS de către furnizori externi.
În concluzie, cele mai valoroase beneficii ale sistemelor ESS și MSS sunt:
-
timp economisit – reducerea orelor de muncă
-
bani economisiți
-
acuratețe crescută a datelor
-
eficiență crescută
-
reducerea erorilor umane
-
imagine mai atractivă a angajatorului pentru actuali și potențiali angajați
-
avantaj competitiv
-
loialitate crescută din partea angajaților printr-o implicare mai mare în viața companiei
-
aliniere la tendințele digitale
-
reducerea birocrației și a documentelor fizice
Nu este nevoie să eziți când vine vorba de implementarea unui instrument ESS. Beneficiile depășesc cu mult costurile sau presupusele dezavantaje, cum ar fi rezistența angajaților mai vechi la schimbarea proceselor.
Dacă ai nevoie de sfaturi în procesul de selecție a furnizorului, ne poți contacta.
Portalul nostru propriu, TULIP, oferă toate funcționalitățile menționate și permite procese automatizate și digitalizate în întreaga companie, indiferent de locație. Dacă vrei să afli mai multe despre TULIP, suntem aici să răspundem tuturor întrebărilor tale.
TI-A PLACUT CE AI CITIT?
Te poti bucura de mai mult! Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi informatiile direct in inbox.