Ce servicii IT ar trebui externalizate și care păstrate intern?

În prezent, nicio companie nu poate funcționa fără conexiune constantă la internet, aplicații, cloud computing, sisteme CRM sau eContabilitate. Toate acestea sunt furnizate de companii specializate, așa că de ce să-ți dezvolți propriile soluții când poți apela la outsourcing?

Cea mai mare greșeală este să crezi că poți face mai bine (sau mai ieftin), însă multe companii nu cunosc avantajele reale ale externalizării B2B, mai ales în domeniul IT.

Principalele avantaje ale externalizării serviciilor IT

1. Calitate superioară

Trebuie să recunoști – o companie specializată în outsourcing va livra servicii de calitate mai bună. IT-ul este activitatea lor principală, motiv pentru care inovează constant și urmează cele mai noi tendințe. Investesc în software, în angajați și în securitate. De exemplu, companiile care oferă servicii cloud investesc zeci de mii de euro în teste de securitate și hacking etic. Vei investi și tu aceleași resurse de timp și bani? E mai bine să le lași lor această responsabilitate, pentru a te putea concentra pe obiectivele esențiale ale afacerii tale.

2. Economii de costuri

Poate că nu pare evident de la început, mai ales când vezi factura. Dar gândește-te la costurile secundare ale dezvoltării interne: angajarea de noi oameni, luni de dezvoltare, implementare, mentenanță sau adaptarea la schimbările legislative. În plus, trebuie să asiguri formare continuă angajaților tăi. Toate acestea doar pentru a sprijini funcționarea afacerii. Aceste responsabilități pot fi preluate de furnizorul de servicii dacă alegi outsourcing-ul.

3. Fără plăți de licență

Dacă închiriezi soluția, nu trebuie să achiziționezi întregul sistem (software, hardware etc.). Furnizorul deține toate licențele necesare, iar acestea sunt incluse în ofertă.

4. Adaptabilitate ușoară

Pe măsură ce compania crește, și nevoile se schimbă. Firmele de succes doresc de obicei să își extindă activitățile externalizate sau să adapteze soluțiile utilizate (funcționalități noi în cloud, adăugarea de departamente, funcții mai sofisticate etc.).

Companiile specializate în outsourcing IT au experiență vastă cu afaceri din diverse domenii, ceea ce le permite să înțeleagă mai bine așteptările clienților. Tocmai de aceea pot fi extrem de flexibile și pot veni chiar cu idei care să-ți schimbe perspectiva. Un departament IT intern poate pierde imaginea de ansamblu și se poate bloca în detalii. Viziunea externă oferită de o companie de outsourcing poate fi un mare avantaj.

Ce servicii IT ar trebui externalizate?

Unele soluții pur și simplu nu pot fi eficient dezvoltate intern. Acestea sunt, în general, cele care țin de legislație, unde partenerii specializați se concentrează pe o zonă strictă și reușesc să o îmbunătățească constant. Printre acestea se numără:

1. Software pentru salarizare și contabilitate

Calculul salariilor și managementul plăților sunt strâns legate de legislația locală, așadar nu are sens să-ți creezi propriul software pentru aceste sarcini. În fiecare țară în care operezi există soluții specializate. Este imposibil să unifici toate acestea într-un sistem global unic. Chiar dacă o companie oferă servicii în mai multe țări, implementările sunt diferite, adaptate la fiecare legislație locală.

2. CRM și managementul proiectelor

Portalele CRM cu baze de date de clienți, contracte, prețuri, facturi etc., sunt exemple excelente de soluții software oferite de diverși furnizori. La fel și pentru managementul proiectelor. Aceste soluții pot recalcula automat costurile, le pot aloca pe centre de cost și pot genera rapoarte valide.

3. Managementul timpului și prezenței și portalul HR (ESS)

Gestionarea prezenței trebuie să respecte legislația locală, reglementările UE și alte reguli aplicate diferit în fiecare țară. Unele permit calculul absențelor în ore, altele în zile sau jumătăți de zi. Pauze obligatorii, reguli pentru ore suplimentare, bonusuri – toate acestea nu mai sunt grija ta dacă alegi o soluție care le calculează automat, mai ales pentru departamentul tău de resurse umane.

Același lucru se aplică și sistemelor HR (adesea includ și funcția de gestionare a prezenței), care permit publicarea fluturașilor de salariu, gestionarea delegațiilor, beneficiilor, onboarding-ului și altor procese HR.

Dacă încerci să construiești un astfel de sistem intern, este greu să îl faci prietenos cu utilizatorii și să respecte în același timp legislația, securitatea și eficiența sistemului.

Am menționat câteva motive pentru care nu este recomandat să îți dezvolți propriile sisteme IT, ci să le externalizezi. Dar ce servicii IT ar trebui păstrate în cadrul companiei?

Ce servicii IT ar trebui păstrate intern?

Există multe motive să alegi externalizarea IT. Am menționat doar câteva situații cheie. Concluzia este: nu e nevoie să dezvolți propriile servicii IT – ai încredere în companiile care au deja încrederea altor jucători din industrie. Ei știu ce fac și te pot ajuta să îți atingi obiectivele principale și să devii o companie de succes.