Cele mai bune practici pentru automatizarea contabilității

Evoluția activităților contabile din ultimii ani este un exemplu bun al modului în care tehnologia influențează gestionarea sarcinilor de rutină, care în mod normal implică un risc ridicat de eroare umană și consumă mult timp. Așadar, care sunt cele mai bune practici în prezent în ceea ce privește gestionarea datelor financiare și a documentației?

Elimină erorile umane și scapă de rutine administrative inutile

1. Elimină erorile umane de bază – acest lucru poate fi realizat prin utilizarea facturilor electronice. Facturile pe hârtie sunt de domeniul trecutului și, în prezent, ele sunt transmise electronic, fie prin e-mail, fie printr-o platformă cloud securizată. Datorită acestei abordări, nu vei mai pierde documente pe hârtie prin birou și vei putea respecta termenele de plată.

2. Lasă tehnologia să gestioneze activitățile de rutină – folosește OCR (recunoașterea optică a caracterelor) pentru a extrage și valida datele din documentele contabile. Nu le mai transcrie manual în sistemele tale. Extracția automată a datelor economisește un timp considerabil.

3. Asigură-te că toată lumea este pe aceeași lungime de undă – folosește un sistem unificat de lucru în contabilitate pentru a urmări mai ușor statusul fiecărei activități și pentru a elimina neînțelegerile legate de aprobări sau responsabilități. Sesiunile de training valoroase sunt un alt element esențial pentru implicarea angajaților. Este bine ca acestea să fie înregistrate și puse la dispoziția angajaților în cloud pentru a putea fi revizionate oricând.

4. Elimină activitățile administrative inutile – Te plimbi din birou în birou pentru fiecare aprobare de document? Aproape imposibil în era muncii de acasă. Oferă-le angajaților posibilitatea de a introduce cheltuieli sau alte cereri direct online.

5. Nu sacrifica zone sau aplicații performante pentru a îmbunătăți altele – folosește soluții online flexibile. TULIP, cu modulul său TULIP Accounting, ajută clienții să digitalizeze întregul proces AP (conturi de plătit), ceea ce duce la creșterea eficienței muncii contabililor și la degrevarea acestora de sarcinile nepopulare. Utilizarea TULIP nu depinde de un anumit software de contabilitate.

6. Doar salvarea unui document nu este suficientă – trebuie să ai acces permanent la întregul flux de lucru asociat acelui document, iar tehnologia actuală îți oferă această posibilitate.

Cifre șocante despre hârtie – 74% dintre companiile din Cehia încă tipăresc facturi

Un studiu realizat în Cehia, în martie 2021, arată că 74% dintre respondenți au recunoscut că încă tipăresc facturile primite.

Putem confirma această statistică din experiența noastră cu afaceri din întreaga Europă, nu doar din Cehia. Ce face ca acest procent să fie atât de șocant? Faptul că facturile sunt generate online (de obicei în format PDF), apoi sunt tipărite, semnate, scanate din nou și trimise clientului.

Pentru un singur pas, compania creează un document pe hârtie care este utilizat doar câteva minute, dacă nu chiar secunde.

Este perfect acceptabil, în majoritatea legislațiilor, să arhivezi un document electronic cu semnătură digitală. Nici măcar nu este obligatoriu să semnezi factura. De ce tipăresc totuși atât de multe companii aceste documente? Răspunsul este simplu: mulți angajați nu cunosc legislația și preferă să o facă „ca să fie siguri că e bine”.

Dacă aceasta este situația și în compania ta, ar fi bine ca managementul să stabilească reguli clare. Dacă nu interzici în mod expres tipărirea facturilor (primite sau emise) și arhivarea lor fizică, nu vei putea renunța prea curând la acest obicei păgubos.

Există multe soluții IT sofisticate pentru gestionarea proceselor AP – hai să le folosim, fără să ne temem de automatizare.

Extracția datelor din facturi – cum să crești rata de succes?

În primul rând, nu aveți încredere într-un furnizor care garantează o rată de succes de 100% în extragerea datelor. Asta pur și simplu nu este posibil. Există numeroși factori care influențează această rată. Dacă excludem calitatea și tehnologia OCR în sine (care poate varia considerabil), succesul extragerii datelor depinde de:

Îți dai seama câte variabile sunt implicate?

În plus, facturile sunt dificile dintr-un alt motiv – sunt nestructurate. Se poate întâmpla ca două facturi de la același furnizor să aibă structuri complet diferite. De exemplu, sumarul de costuri poate apărea pe pagini diferite ale documentului în funcție de numărul de linii.

Un exemplu concret:

Imaginează-ți o factură pe care colegul tău o primește exact în timp ce ia o gustare. Ține documentul cu mâinile murdare, îl pune pe masă și, eventual, mănâncă peste el (am primit cândva o factură cu o amprentă clară de talpă de pantof pe ea). Acest document va fi ulterior scanat și introdus în sistem pentru procesare. E clar că nu se va putea extrage 100% din datele sale.

Chiar și cu un document perfect curat, sistemul poate avea dificultăți în a recunoaște cifra 0 de cifra 8, litera B de cifra 8, E de F etc. Prin urmare, nu poate exista o extragere 100% automată. Din acest motiv, multe sisteme OCR sunt configurate astfel încât, dacă algoritmul nu este sigur de un caracter, documentul este „pus pe pauză” și nu poate merge mai departe în proces. Este necesară o verificare umană. Un membru al echipei de validare trebuie să verifice documentul, să îl evalueze și să corecteze manual caracterele neidentificate. Abia după această verificare, documentul poate fi procesat mai departe.

Apar tehnologii noi în fiecare zi, iar machine learning-ul poate fi programat astfel încât facturile recurente de la același furnizor să fie recunoscute automat. Însă adevărul este că sistemele IT încă nu pot înțelege contextul așa cum o poate face o ființă umană.

Ce putem gestiona perfect prin soluții IT în domeniul contabilității?

• Livrarea facturilor electronice

• Extragerea automată a datelor

• Fluxuri de aprobare

• Înregistrări automate în contabilitate

• Machine learning pentru furnizori și produse recurente (TULIP are un algoritm de auto-învățare pentru automatizarea împerecherii facturilor)

Ce sarcini umane sunt afectate de automatizarea contabilității și în ce mod?

Ce beneficii aduc aceste tehnologii moderne? Practic, tot ce așteaptă un angajator de la o soluție IT:

Vrei să digitalizezi fluxurile contabile și să automatizezi aprobările facturilor? Solicită o prezentare demo a platformei TULIP Accounting: