Cum gestionezi prezența angajaților tăi? Dacă vrei să renunți la tabelele Excel complicate și greu de gestionat, e timpul să faci pasul spre era digitală! Ce tipuri de sisteme de pontaj există pe piață și cum alegi cel potrivit pentru compania ta?
Încă sunt multe companii care transmit evidența timpului de lucru în mod manual, prin fișiere Excel, utilizate apoi în procesul de salarizare. Dacă faci parte din această categorie, probabil contabilii tăi nu sunt prea încântați. În plus, o simplă greșeală poate genera probleme serioase pentru departamentul financiar-contabil și, implicit, pentru întreaga companie – mai ales în cazul unor controale din partea autorităților. În consecință, multe firme ajung să plătească amenzi considerabile.
Sistemele moderne de management al prezenței pot preveni astfel de situații și pot aduce multă claritate și eficiență.
Dar, cum nu toate companiile au aceleași nevoi, care este soluția potrivită pentru tine?
Pontaj online – accesibil oricând și de oriunde
Ai angajați care lucrează din birouri externe, de acasă sau chiar din alte țări? Alege un sistem de pontaj bazat pe cloud (utilizat online). Cu această soluție, nu mai e nevoie să suni sau să trimiți emailuri pentru fiecare zi liberă sau învoire. Dacă te îmbolnăvești, poți solicita liberul direct de pe telefon sau computer, din pat, în câteva clicuri. Totul se înregistrează automat în sistem, iar departamentul de salarizare are acces instant pentru gestionarea fluturașilor de salariu.
Nici nu mai este nevoie să subliniem cât de important a devenit un sistem cloud în timpul pandemiei. În 2020, conexiunea la distanță a devenit una dintre cele mai căutate funcționalități IT.
Conectare cu softul de salarizare
Aceasta este o funcționalitate esențială pentru noul tău sistem de pontaj. Fișele de pontaj online sunt utile, dar conexiunea cu programul de salarizare face totul mai eficient pentru cei care gestionează salariile.
Conectarea se poate face direct, prin API, sau prin exporturi personalizate în Excel, care se încarcă apoi în softul de salarizare. Prima variantă este mai comodă, a doua este mai accesibilă ca preț.
Carduri de acces / pontaj la intrare
Unele companii au nevoie de o evidență detaliată a prezenței. Câteva motive posibile:
-
Număr mare de angajați
-
Superiorii nu împart același birou cu subordonații
-
Au existat comportamente incorecte legate de prezență
Dacă te confrunți cu astfel de situații sau dorești să le previi, implementează un sistem cu carduri de acces. Fiecare angajat își înregistrează ora de sosire și plecare de la locul de muncă. Aceasta este o soluție populară pentru fabrici, spații de producție sau companii mari.
Unele firme iau în calcul și sistemele biometrice, însă acestea sunt recomandate doar în cazuri speciale care necesită protecție ridicată. În general, pentru companiile obișnuite, nu recomandăm biometria.
Pontaj negativ vs. pontaj pozitiv
Înainte de a explica acești termeni, este important de menționat că nu sunt termeni oficiali recunoscuți legal. Cu toate acestea, sunt des folosiți în practică pentru a descrie preferințele companiilor în gestionarea prezenței angajaților.
Pontaj negativ
Pontajul negativ este utilizat mai ales pentru joburi de birou, cu program fix (de exemplu, 8 ore/zi, 5 zile/săptămână). Angajatorul consideră că angajatul este la birou, așa că se înregistrează doar absențele. Nu există urmărirea orelor de intrare, pauzelor sau plecărilor.
Este o variantă preferată în departamentele „white collar” – funcții administrative, financiare, HR, marketing etc.
Pontaj pozitiv
Pontajul pozitiv presupune exact opusul – înregistrarea fiecărei ore lucrate. Este frecvent în rândul muncitorilor din producție sau personalului tehnic. Se înregistrează ore suplimentare, lucru în zile libere legale, sporuri de noapte etc.
Această formă poate fi automatizată complet prin carduri de acces sau, cel puțin, printr-un sistem cloud în care angajații își marchează detaliat prezența.
TI-A PLACUT CE AI CITIT?
Te poti bucura de mai mult! Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi informatiile direct in inbox.
Cum alegi sistemul potrivit pentru compania ta?
Prin analizarea criteriilor de mai sus, poți alege sistemul de pontaj care se potrivește cel mai bine nevoilor tale. Ofertele sunt variate.
TULIP este o platformă cloud care nu utilizează carduri de acces, ceea ce o face ideală pentru companiile cu angajați „white collar”, care nu au nevoie de monitorizare strictă și preferă sistemul de pontaj negativ.
Dacă ești interesat(ă) de TULIP, contactează-ne!
