Cheia unei transformări reușite a documentelor în format digital constă în calitatea, volumul și tipul documentelor. Această afirmație poate fi susținută prin prezentarea a două studii de caz realizate de noi. Partea întâi descrie digitalizarea facturilor, iar partea a doua se referă la digitalizarea agendei de Resurse Umane. Acestea reprezintă, de asemenea, două abordări diferite ale procesului de digitizare – recurentă și unică.
Vezi prima abordare.
Procesul recurent de digitalizare a facturilor
Clientul are peste 100 de entități pentru care este necesară digitizarea facturilor și a comenzilor de achiziție. Fiecare document este introdus într-un flux de aprobare în portalul TULIP. Vorbim despre aproximativ 25.000 de documente procesate lunar. Toate sunt trimise către centrul nostru de scanare din Brno, în format neformatat – fie pe suport de hârtie, fie electronic. Centrul de scanare digitalizează documentele și extrage toate datele relevante.
În 2014, la începutul colaborării noastre, majoritatea documentelor erau pe suport fizic. În astfel de cazuri, clientul trebuie să ia în calcul necesitatea sortării documentelor, a separării listelor și a adăugării codurilor de bare. Abia după aceste etape putem trece la digitizare și extragerea datelor. Aceste etape sunt adesea trecute cu vederea, dar ele reprezintă o parte semnificativă din costurile de extragere a datelor. Sortarea documentelor permite un nivel mai ridicat de automatizare în procesul de extragere software a informațiilor. Amestecarea documentelor ar conduce la introducerea manuală inutilă a datelor.
Dacă intenționați să vă digitalizați documentele, gândiți-vă cum puteți îmbunătăți calitatea acestora. De exemplu, puteți solicita furnizorilor să trimită documentele în format electronic, ceea ce va accelera procesul de extragere a datelor.
Trecerea la digitizare
Digitizarea facilitează sortarea și căutarea documentelor și permite generarea mai rapidă a rapoartelor pe baza metadatelor extrase. Aceste rapoarte pot scoate la iveală noi oportunități de optimizare a proceselor interne ale companiei. De exemplu, putem identifica erori în datele extrase de la anumiți furnizori – uneori cauzate de formate problematice pe hârtie, care pot fi înlocuite cu documente PDF electronice. În cadrul acestui proiect, am constatat că unele documente erau duplicate sau neplătite la timp. Digitalizarea facturilor și integrarea acestora într-un flux de aprobare poate evidenția probleme interne ale companiei, cum ar fi întârzierile în aprobarea facturilor în cadrul anumitor entități.
În general, un astfel de proiect este complex, deoarece masca de extragere este sofisticată, cu numeroși indici, controale automate și alte elemente. De asemenea, este esențial ca documentele să fie procesate rapid și în conformitate cu termenele limită agreate cu clientul.
TI-A PLACUT CE AI CITIT?
Te poti bucura de mai mult! Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi informatiile direct in inbox.
