În prezent, toată lumea preferă să folosească termeni pretențioși când vine vorba de automatizare, iar în toate industriile – indiferent de dimensiune sau departament – toți își doresc să implementeze automatizarea proceselor robotizate (RPA). Dar ce înseamnă, de fapt, acest lucru? De la ce punct poate o companie să înceapă cu adevărat automatizarea?
Fără îndoială, următoarea generație de centre financiare trebuie să se reinventeze pentru a-și atinge scopul pentru care au fost înființate sau, cel puțin, pentru a supraviețui într-un mediu din ce în ce mai competitiv. Timpul investit în automatizarea sarcinilor administrative în cadrul unor sisteme ERP complexe generează frustrare, atât din partea managementului, cât și a angajaților. Astfel, așteptările contradictorii duc la un nivel ridicat de fluctuație a personalului, deoarece noii angajați ai centrelor partajate speră să aibă acces direct la tehnologii moderne și nu să petreacă ore întregi sortând și reintroducând manual date din documente.
Cum te poate ajuta TULIP să automatizezi procesul de Conturi de Plătit (AP) și să permiți angajaților tăi să se concentreze pe activități cu valoare adăugată?
Mai jos îți prezentăm o imagine de ansamblu asupra modului în care gestionarea procesului AP, atât pentru documente fizice, cât și electronice, poate deveni extrem de simplă.
Procesarea documentelor fizice pentru extragerea datelor
Cum funcționează? În primul rând, clientul trimite documentele în format fizic către Centrul nostru de Scanare pentru procesare. Apoi, angajații Centrului verifică și separă fiecare document în pagini individuale, care sunt etichetate clar și trimise la scanare. După scanare, sistemul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) preia controlul, extrage toate datele relevante, le validează pe baza unor reguli predefinite și exportă datele direct în sistemul ERP al clientului. În final, toate datele și documentele scanate sunt arhivate electronic în TULIP, conform acordului existent cu clientul.
Procesarea documentelor electronice pentru extragerea datelor
Cum funcționează? În primul rând, clientul trimite un document nestructurat (PDF) sau un document electronic (dacă se utilizează tehnologia EDI), prin e-mail către centrul nostru, unde este verificat și importat în TULIP. Odată importat, sistemul OCR preia procesul de extragere și validare a tuturor datelor relevante, în baza regulilor prestabilite. La final, datele sunt pregătite pentru importul direct în sistemul ERP al clientului și sunt salvate automat în arhiva electronică TULIP, conform acordului contractual. Clientul are acces la rapoarte și sinteze conform celor agreate, disponibile în arhivă.
Odată implementat, procesul aduce următoarele avantaje:
-
Reducerea costurilor de personal cu până la 50% pentru funcțiile administrative
-
Reducerea ratei de eroare cu până la 95% prin procesarea documentelor
-
Creșterea vitezei de procesare cu până la 50%
-
Creșterea disponibilității datelor și rapoartelor cu până la 75%, pentru decizii informate
-
0% retastare manuală a datelor în aplicațiile contabile
-
0% costuri pentru dezvoltarea și întreținerea unei soluții ERP proprii pentru automatizarea procesului AP
TI-A PLACUT CE AI CITIT?
Te poti bucura de mai mult! Aboneaza-te la newsletter-ul nostru pentru a primi informatiile direct in inbox.
